【絵文字版】💖電話応対マスターになろう!📞これで完璧!社会人のための電話応対マニュアル💖

電話応対マスターになろう
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目次

✨📞【電話応対で好感度UP!】好印象を与える話し方&マナーを徹底解説!✨

第1章:はじめに

1.1 電話応対って難しい?🤔

「📞電話応対って、なんか緊張する…」「うまく話せるか不安…」😥 そんな風に思っている人もいるのではないでしょうか?🤔 確かに、顔が見えない相手と話すのは、ちょっと緊張するよね。😅 特に、初めて電話応対をする時は、ドキドキするんじゃないかな?💓

1.2 電話応対で会社全体の印象が変わる!?😲

でも、電話応対って、 会社 になる 大切仕事 なんだ!😲✨ 電話応対一つで、会社の印象が良くも悪くもなってしまう…😨 まるで、会社の代表みたいに責任重大だね!💪

1.3 この記事を読んだらどうなるの?😊

この記事では、好感度UPのための電話応対の基本をわかりやすく解説するよ!📖✨ これを読めば、あなたも 電話応対マスター になって、 自信 を持って電話に出られるようになるはず!😊✨ 好印象を与える電話応対で、会社全体のイメージアップにも貢献しよう!💪

第2章:好感度UP!電話応対の基本マナー

2.1 📞電話に出るタイミング

電話が鳴ったら、 なるべく早く 出るのがマナーだよ!📞💨 理想は、 3コール以内 に出ること!🔔 長く鳴らしっぱなしにすると、相手を待たせてしまうことになるからね。🙅‍♀️ 「まだかな…」「早く出てよ~」ってイライラさせちゃうかも…😥

でも、慌てて出るのもNG!🙅‍♀️ 深呼吸をして、落ち着いてから電話に出よう。😊 焦って早口で話すと、何を言ってるのかわからなくなっちゃうからね!🗣️💦

2.2 会社名と自分の名前を名乗る

電話に出たら、まずは 会社名自分名前 を名乗ろう!😊 「はい、〇〇株式会社、〇〇です。」のように、ハキハキと明るい声で名乗るのがポイントだよ!🗣️✨ 「えーっと、〇〇…株式会社…です…」みたいに、モゴモゴ話すと、自信なさげに聞こえちゃうからね。😨

2.3 相手の名前を確認する

相手が名乗ったら、 相手名前 を復唱して確認しよう!😊 「〇〇様ですね、かしこまりました。」のように、丁寧に確認することで、相手に安心感を与えることができます。😊✨ 「え?〇〇様…ですか…?」みたいに、自信なさげに言うと、相手に不安を与えちゃうかも…😥

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第3章:好印象を与える言葉遣い

3.1 敬語を正しく使おう

電話応対では、 敬語 を正しく使うことが大切!😊✨ 尊敬語、謙譲語、丁寧語を意識して、相手に失礼のないように話しかけましょう。

  • 尊敬語:「〇〇様は、何時にいらっしゃいますか?」
  • 謙譲語:「私からご連絡致します。」
  • 丁寧語:「少しお待ちくださいませ。」

敬語を間違えると、相手に「この人、大丈夫かな…?」って思われちゃうかも…😨 自信がない人は、敬語の本を読んだり、インターネットで調べて練習しておこう!📖💻

3.2 丁寧な言葉遣いを心掛ける

敬語だけでなく、丁寧な言葉遣いを心掛けることも大切だよ!😊✨ 例えば…

  • 「もしもし」 は使わない🙅‍♀️:ビジネスシーンでは、「もしもし」は使いません。「はい」で出ましょう。
  • 語尾はっきり と発音する🗣️:「~です」「~ます」「~でしょうか」など、語尾をはっきりと発音することで、聞き取りやすくなります。
  • 否定的な言葉避ける 🙅‍♀️:「できません」「わかりません」などの否定的な言葉は、相手に不快感を与えてしまう場合があります。代わりの表現を使いましょう。
    • 「できません」→「申し訳ございませんが、〇〇はできかねます。」
    • 「わかりません」→「申し訳ございませんが、私ではお答え致しかねます。担当者に確認いたしますので、少しお待ちくださいませ。」

3.3 わかりやすい言葉遣いを意識する

相手に正しく伝わるように、 わかりやすい言葉遣い を意識しよう!😊✨ 専門用語や難しい言葉は避け、簡単な言葉で話すように心掛けましょう。

例えば、「弊社のコンプライアンスに則り…」なんて言われても、相手は「???」ってなっちゃうよね?🤔 「会社のルールでは…」みたいに、簡単な言葉で言い換えてあげよう!😊

また、相手が誰なのかを確認することも大切だよ!🤔 社内の人なのか、お客様なのか、取引先の人なのかによって、言葉遣いを変える必要があります。

第4章:声のトーンと話し方

4.1 明るくハキハキと話そう

電話応対では、 第一印象 を決める!😲✨ 暗くぼそぼそとした声だと、元気がない印象を与えてしまうかも…😥 まるで、やる気がないみたい…😔

明るくハキハキと話することで、 元気明るい 印象を与え、 好印象 に繋がります!😊✨ 「はい!〇〇株式会社です!」みたいに、元気に話してみよう!😄

笑顔で話すと、自然と声も明るくなるよ!😊 口角を上げて話してみよう!😄

4.2 ゆっくりと話す

早口だと、相手に聞き取ってもらえない場合があります。😥 「え?なんて言ったんですか??」って聞き返されちゃうかも…😨 ゆっくりと話することで、相手は理解しやすくなります。😊 また、落ち着いて話せるので、自分も緊張しにくくなるよ!😉

4.3 相手のペースに合わせる

相手が高齢者の方や、耳が遠い方の場合は、さらにゆっくりと話す必要があります。 また、相手が早口で話している場合は、自分も少しペースを上げて話すと、会話がスムーズに進みます。😊 相手に合わせて話すことで、「この人、話しやすいな」って思ってもらえるよ!😉✨

第5章:電話応対のロールプレイング

5.1 電話のかけ方

電話をかける際は、次のような点に注意しよう!📞✨

  1. 相手の都合を確認する:電話をかける前に、相手が話せる状況かどうか確認しましょう。 いきなり電話しちゃうと、相手が会議中だったり、忙しい時だったりするかも…😥
  2. 会社名と自分の名前を名乗る:電話が繋がったら、会社名と自分の名前を明確に名乗りましょう。 「〇〇株式会社の〇〇です。」みたいに、ハキハキと名乗ろう!😊
  3. 用件を簡潔に伝える:ダラダラと話すのではなく、要件を簡潔に伝えましょう。 相手の時間を無駄にしないようにね!😉
  4. 復唱を求める:大切な内容は、相手に復唱を求めることで、誤解を防ぐことができます。 「〇〇でよろしかったでしょうか?」みたいに確認しよう!😊
  5. 最後に挨拶をする:電話を切る前に、「失礼いたします。」と挨拶をしましょう。

5.2 電話の受け方

電話を受ける際は、次のような点に注意しよう!📞✨

  1. 3コール以内にでる:電話が鳴ったら、なるべく早く出ましょう。 長く鳴らしっぱなしはNGだよ!🙅‍♀️
  2. 会社名と自分の名前を名乗る:電話に出たら、会社名と自分の名前を明確に名乗りましょう。 「はい、〇〇株式会社、〇〇です。」みたいに、笑顔で名乗ろう!😊
  3. 相手の名前と用件を確認する:相手が名乗ったら、名前を復唱して確認し、用件を伺いましょう。 「〇〇様ですね、かしこまりました。ご用件は?」みたいに、丁寧に確認しよう!😊
  4. メモを取る:大切な内容は、メモを取りましょう。 後で見返せるように、わかりやすくメモを取るのがポイントだよ!📝✨
  5. 相手の話を最後まで聞く:相手の話を遮らず、最後まで丁寧に聞きましょう。 相槌を打ちながら聞くと、相手は話しやすくなるよ!😊
  6. 最後に挨拶をする:電話を切る前に、「失礼いたします。」と挨拶をしましょう。

5.3 伝言の受け方

相手が不在の場合は、伝言を受け伝えましょう。📞📝

  1. 不在であることを伝える:「申し訳ございませんが、〇〇は席を外しております。」
  2. 伝言を伺う:「ご伝言はございますでしょうか?」
  3. メモを取る:伝言を正確にメモに取りましょう。相手の名前、会社名、連絡先、用件などを確実にメモしましょう。 後で読み返してもわかるように、丁寧に書こうね!📝✨
  4. 復唱する:メモの内容を復唱して、相手に確認しましょう。 「〇〇様から〇〇というご伝言ですね。かしこまりました。」みたいに復唱しよう!😊
  5. 伝言を確実に伝える:メモは見やすい場所に置いておくか、担当者に直接渡しましょう。 伝言を忘れないように、付箋を貼っておくのも良いね!📌
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第6章:応用編!状況別の電話応対

6.1 取次ぎ

電話を取次ぐ際は、次のような点に注意しよう!📞✨

  1. 相手の名前と用件を確認する:相手が名乗ったら、名前を復唱して確認し、用件を伺いましょう。
  2. 担当者に繋ぐ:担当者に電話を取次ぎます。「〇〇様からお電話があり、〇〇の件でご用件でございます。少々お待ちくださいませ。」
  3. 担当者が不在の場合:不在であることを伝え、伝言を伺います。
  4. 丁寧な言葉遣いを心掛ける:取次ぎの際も、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

6.2 不在時の対応

担当者が不在の場合は、次のように対応しよう!📞✨

  1. 不在であることを伝える:「申し訳ございませんが、〇〇は席を外しております。」
  2. 不在理由と帰社時間を伝える:「ただいま、外出しておりまして、帰社時間は〇〇時頃の予定です。」 ただし、防犯の観点から、不在理由や帰社時間を詳細に伝える必要はありません。 「ちょっとそこまで…」とか「今日はもう帰っちゃいました…」とか、曖昧に伝えるのがポイントだよ!😉
  3. 伝言を伺う:「ご伝言はございますでしょうか?」
  4. 折り返し電話を提案する:「折り返しご連絡させていただきましょうか?」
  5. 連絡先を確認する:折り返し電話をする場合は、相手の名前と連絡先を正確に確認し、復唱して確認しましょう。

6.3 クレーム対応

お客様からクレームを受けた場合は、次のように対応しよう!📞✨

  1. 落ち着いて対応する:感情的にならず、落ち着いて対応しましょう。
  2. 相手の話を最後まで聞く:相手の話を遮らず、最後まで丁寧に聞きましょう。
  3. 謝罪する:「この度は、大変ご迷惑をおかけ致し、誠に申し訳ございません。」
  4. 状況を確認する:クレームの内容を正確に把握するために、必要な情報を確認しましょう。
  5. 対応策を検討する:状況に合わせて、適切な対応策を検討し、相手に伝えましょう。
  6. 最後に謝罪と感謝を伝える:「重ねてお詫び申し上げます。ご連絡いただき、ありがとうございました。」

クレーム対応は、会社の印象を左右する大切な業務です。丁寧かつ迅速な対応を心掛けましょう。

第7章:まとめ

7.1 電話応対マスターになろう!✨

最後まで読んでくれて、ありがとう!😊✨ この記事を通して、電話応対って奥が深いってことがわかったんじゃないかな?🤔 最初は緊張するかもしれないけど、基本のマナーや言葉遣い、話し方をマスターすれば、自信を持って電話応対できるようになるよ!💪✨

練習を重ねて、電話応対マスターを目指そう!目指せ、電話応対の達人!📞🏆✨

7.2 最後に…🎁

この記事が、あなたの電話応対の不安を解消し、自信に繋がれば嬉しいな。🌈✨ もし役に立った!と思ったら、友達や同僚にもシェアしてあげてね!😉✨

7.3 電話応対スキルをUPして、ビジネスシーンで活躍しよう!😊

さあ、今日から学んだことを活かして、電話応対に挑戦してみよう!😄✨ 笑顔と丁寧な言葉遣いで、相手に好印象を与えられるように頑張ろう!😊 電話応対スキルをUPして、ビジネスシーンで活躍するあなたを応援しているよ!📣✨

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